Google Workspace – Regolamento utilizzo

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Google Workspace for Education - Che cos’è

Regolamento utilizzo

Il presente Regolamento disciplina l’uso della piattaforma Google Workspace (ex G Suite for Education), attivata presso il nostro Istituto Comprensivo “Valesium” di Torchiarolo (BR) a partire dal mese di Ottobre 2019 come supporto alla didattica.

Il Regolamento si applica a tutti gli utenti titolari di un account: docenti, studenti, personale ATA e la sua accettazione è condizione necessaria per l’attivazione e l’utilizzo dell’account.

Per gli studenti è indispensabile il consenso firmato dai genitori.

• Scarica il Modulo da compilare, firmare e consegnare a scuola

Perché adottare "Google Workspace" a scuola?

Con Google Workspace, la scuola usufruisce di servizi cloud completamente gratuiti e continuamente aggiornati, la scuola non paga nulla per un servizio di altissimo livello, che consente la dematerializzazione di un gran numero di procedure e il risparmio di risorse (tempo, carta, licenze software, assistenza tecnica, ecc.). Google Workspace è un sistema ad accesso limitato e protetto: non è consentita la libera registrazione, ma docenti, studenti e personale della scuola devono essere registrati dagli amministratori del sistema. Questa modalità di partecipazione assicura un buon livello di controllo degli accessi e delle operazioni svolte dagli utenti sul cloud nonché un ottimo controllo della privacy.

(Clicca QUI per approfondimenti)

Chi può utilizzarlo e come utilizzarlo?

Il servizio, è rivolto a tutti gli studenti, docenti e personale ATA.

1. Le credenziali per l’accesso saranno fornite dall’Amministratore o da un suo delegato ai docenti che ne faranno esplicita richiesta (tempo indeterminato e determinato) al momento dell’assunzione fino al termine dell’attività lavorativa presso l’Istituto.
2. Gli studenti delle classi prime, seconde e terze della Scuola Secondaria di I grado, previa compilazione e consegna del modulo di consenso firmato dai genitori. Il servizio sarà fruibile fino al termine del percorso di studi presso l’Istituto. Nel caso degli studenti l’Amministratore ha inoltre limitato la fruibilità del servizio al dominio icvalesium.edu.it , pertanto essi potranno comunicare via mail e condividere materiali solo con i propri compagni e professori.
3. Altre categorie di utenti possono richiedere la creazione di un account, per necessità didattiche o di servizio; in questo caso l’accoglimento della domanda è a discrezione della Dirigente Scolastica.

Indicazioni per l'uso di Google Workspace rivolto agli Studenti

Descrizione del servizio

Il nostro Istituto Comprensivo “Valesium” ha attivato i servizi della piattaforma G Suite for Education che Google Workspace mette gratuitamente a disposizione delle scuole e delle università. Questa “Suite” è costituita da un insieme di applicazioni. Le principali sono: la posta elettronica, i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario, i siti web (Sites). Le funzionalità sono le stesse, praticamente identiche anche a quelle degli account Gmail di tipo privato, ma la grande differenza è nelle condizioni d’uso: per le Google Suite for Education la proprietà dei dati rimane in capo all’utente, con totale protezione e privacy e priva di pubblicità, mentre per gli account privati le possibilità di “intromissione” da parte di Google sono numerose.

L’obiettivo di questa iniziativa è ottimizzare, attraverso le tecnologie di rete, l’attività didattica e la circolazione delle informazioni interne, come comunicazioni, documentazione e didattica (tramite uso di applicazioni specifiche).

Le applicazioni della “Google Workspace" consentono di gestire in modo efficace il flusso informativo all’interno dell’istituto attraverso tre strumenti principali e relative applicazioni:

• Classroom: creazione e gestione di Classi virtuali;
• Comunicazione: Gmail, Meet, Calendar;
• Archiviazione: Drive;
• Collaborazione: condivisione di Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli;

Ad ogni studente, previa autorizzazione da parte dei genitori/tutori,  sarà assegnato un account composto proprio nome, cognome e anno nascita seguito dal nome di dominio della scuola, esempio: nome.cognomeXX@icvalesium.edu.it

Gli studenti potranno utilizzare la casella di posta all’interno del dominio @icvalesium.edu.it ad uso esclusivo per le attività didattiche della scuola.

Per lavorare bene insieme è utile stabilire delle regole di comportamento e il presente documento vuole appunto definire tali regole e per procedere all’attivazione è necessaria, per gli studenti, la liberatoria da parte di un genitore/tutore.

REGOLAMENTO UTILIZZO GOOGLE WORKSPACE

Istituto Comprensivo “Valesium” Torchiarolo (BR)

Approvato dal Collegio docenti con delibera n. 49 del 23 Febbraio 2023

Il presente Regolamento disciplina l’uso della piattaforma Google Workspace, attivata a partire dall’anno scolastico 2019-2020, dall’Istituto Scolastico Istituto Comprensivo “Valesium” di Torchiarolo (BR) come supporto alla didattica ed inserito nel progetto “Classe virtuale per apprendere, cooperare e costruire in Rete” giunto alla 7° edizione.

Il Regolamento si applica a tutti gli utenti titolari di un account: docenti e studenti e la sua accettazione è condizione necessaria per l’attivazione e l’utilizzo dell’account.

Per gli studenti minori di anni 14 è indispensabile il consenso firmato dai genitori.

Copia del Regolamento è pubblicata sul sito dell’Istituto all'inizio di questa pagina.

 1_DEFINIZIONI

Nel presente Regolamento i termini qui sotto elencati hanno il seguente significato:

• Istituto: dall’Istituto Scolastico Comprensivo Statale “Vaelsium” di Torchiarolo (BR)
• Amministratore di sistema: il responsabile incaricato dal Dirigente Scolastico per l’amministrazione del servizio.
• Servizio: Google Workspace, messo a disposizione della scuola.
• Fornitore: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda.
• Utente: colui che utilizza un account del servizio.
• Account: insieme di funzionalità, applicativi, strumenti e contenuti attribuiti ad un nome utente con le credenziali di accesso.

2_NATURA E FINALITA’ DEL SERVIZIO

1. Il servizio consiste nell’accesso agli applicativi di Google Workspace del fornitore. In particolare ogni utente avrà a disposizione una casella di posta elettronica, oltre alla possibilità di utilizzare tutti i servizi aggiuntivi di Google Workspace (Drive, Calendar, Moduli, Classroom, ecc) senza la necessità di procedere ad alcuna installazione per la loro funzionalità.
2. Il servizio è inteso come supporto alla didattica e ai servizi correlati con le attività scolastiche in generale: pertanto gli account creati devono essere utilizzati esclusivamente per tali fini.

3_SOGGETTI CHE POSSONO ACCEDERE AL SERVIZIO

1. Le credenziali per l’accesso saranno fornite dall’Amministratore o da un suo delegato ai docenti (tempo indeterminato e determinato) al momento dell’assunzione fino al termine dell’attività lavorativa presso l’Istituto.
2. Gli studenti, previa compilazione e consegna del modulo di consenso. Il servizio sarà fruibile fino al termine del percorso di studi presso l’Istituto.  Nel caso degli studenti l’Amministratore ha inoltre limitato la fruibilità del servizio al dominio icvalesium.edu.it e pertanto essi potranno comunicare via mail e condividere materiali solo con i membri interni all’Organizzazione.
3. Altre categorie di utenti possono richiedere la creazione di un account, per necessità didattiche o di servizio con domanda indirizzata al Dirigente Scolastico.

4_CONDIZIONI E NORME DI UTILIZZO

1. Per tutti gli utenti l’attivazione del servizio è subordinata all’accettazione esplicita del seguente Regolamento.
2. L’utente può accedere direttamente dal suo account istituzionale collegandosi al sito dell’Istituto o a Google.it, inserendo il nome utente (attribuito dall’istituzione scolastica) e la password fornita inizialmente dall’Amministratore o dai suoi delegati che sarà necessario modificare al primo accesso.
3. Gli account fanno parte del dominio edu.it  di cui l’Istituto è proprietario.
4. In caso di smarrimento della password l’utente potrà rivolgersi direttamente all’Amministratore o ai suoi delegati.
5. Ogni account è associato ad una persona fisica ed è perciò strettamente personale.  Le credenziali di accesso non possono, per nessun motivo, essere comunicate ad altre persone, né cedute a terzi.
6. L’utente accetta pertanto di essere riconosciuto quale autore dei messaggi inviati dal suo account e di essere il ricevente dei messaggi spediti dal suo account.
7. I docenti si impegnano a consultare giornalmente la propria casella di posta istituzionale a cui saranno inviate circolari e informative.
8. L’utente si impegna a non utilizzare il servizio per effettuare la gestione di comunicazioni e dati personali riservati.
9. L’utente si impegna a non utilizzare il servizio per compiere azioni e/o comunicazioni che arrechino danni o turbative alla rete o a terzi utenti o che violino le leggi ed i Regolamenti d’Istituto vigenti.
10. L’utente si impegna anche a rispettare le regole che disciplinano il comportamento nel rapportarsi con gli altri utenti e a non ledere i diritti e la dignità delle persone.
11. L’utente si impegna a non trasmettere o condividere informazioni che possano presentare forme o contenuti di carattere osceno, blasfemo, diffamatorio o contrario all’ordine pubblico alle leggi vigenti in materia civile, penale ed amministrativa.
12. È vietato immettere in rete materiale che violi diritti d’autore, o altri diritti di proprietà intellettuali o industriale o che costituisca concorrenza sleale.
13. L’utente s’impegna a non fare pubblicità, a non trasmettere o rendere disponibile attraverso il proprio account qualsiasi tipo di software, prodotto o servizio che violi il presente Regolamento o la legge vigente.
14. L’utente è responsabile delle azioni compiute tramite il suo account e pertanto esonera l’Istituto da ogni pretesa o azione che dovesse essere rivolta all’Istituto medesimo da qualunque soggetto, in conseguenza di un uso improprio.

5_NORME FINALI

1. In caso di violazione delle norme stabilite nel presente Regolamento, l’Istituto nella persona del suo rappresentante legale, il Dirigente Scolastico, potrà sospendere l’account dell’utente o revocarlo in modo definitivo senza alcun preavviso e senza alcun addebito a suo carico e fatta salva ogni altra azione di rivalsa nei confronti dei responsabili di dette violazioni.
2. In caso di attività anomale o segnalazioni relative a presunte violazioni del presente Regolamento, l’Amministratore si riserva la possibilità di controllare il contenuto degli account. 
   Per ulteriori informazioni si rinvia al link: https://support.google.com/accounts/answer/181692?hl=it
3. L’Istituto si riserva la facoltà di segnalare alle autorità competenti, per gli opportuni accertamenti ed i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni alle condizioni di utilizzo indicate nel presente Regolamento, oltre che alle leggi ed ai regolamenti vigenti.
4. L’account sarà revocato dopo 30 giorni dal termine del percorso di studi presso l’Istituto per gli studenti e del rapporto lavorativo per i docenti assunti a tempo indeterminato e determinato (con termine incarico: 30 giugno). Nel caso di supplenze brevi, l’account sarà invece revocato dopo 15 giorni dal termine del contratto. Pertanto i suddetti utenti dovranno provvedere a scaricare e salvare dal proprio account i materiali e i file di interesse entro tale periodo.
5. L’Istituto si impegna a tutelare i dati forniti dall’utente in applicazione del Reg UE 679/2016 e D.Lgs. n.196/2003 ”Codice in materia di protezione dei dati personali” e successive modifiche e integrazioni, ai soli fini della creazione e mantenimento dell’account.
6. Il servizio è erogato dal fornitore che applica la propria politica alla gestione della privacy; l’utente può conoscere in dettaglio tale politica visitando il sito web del fornitore al seguente link: https://www.google.com/intl/it/policies/privacy/

Indicazioni per l'uso di G Suite for Education per i Docenti e personale ATA

La Descrizione del servizio e le regole nell'uso della piattaforma rivolto ai Docenti e al personale ATA è stata comunicata con la circolare n. 28 del 18/10/2019

Informazioni sulla privacy e sulla sicurezza di G Suite for Education.

Al momento dell’attivazione dell’account, Google fornisce un messaggio con richiesta di conferma da parte dell’utente che include la seguente frase: “Tieni presente che quando utilizzi i servizi Google l’amministratore del tuo dominio ha accesso alle informazioni del tuo account, compresi i tuoi messaggi email.”

Tale frase è riportata anche nell’informativa sulla privacy del servizio, il cui link è presente in ogni pagina di G Suite.

È importante precisare che tale messaggio è un avviso standard di Google che indica che le attività dell’amministratore del dominio di posta @icvalesium.edu.it non sono di competenza di Google, che pertanto non assume responsabilità sull’operato dell’amministratore, il quale, in astratto, avrebbe le possibilità elencate nell’informativa predetta.

Tuttavia, nello specifico della posta elettronica dell’Istituto Comprensivo “Valesium”, l’amministratore dei servizi G Suite for Education dichiara di operare con le seguenti modalità:

• crea gli account e le caselle di posta per gli utenti e genera le credenziali per il primo accesso;
• gestisce mailing list, gruppi e relativi account collettivi;
• NON È IN ALCUN MODO IN GRADO di accedere alle caselle di posta degli utenti, né ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle altre Google Apps (Calendar, Drive, Hangouts, Classroom, ecc.), salvo che tali informazioni non siano condivise dall’utente stesso;
• può modificare le credenziali di accesso di un utente SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account);
• non è in possesso delle password di accesso al sistema dei singoli utenti. Le password iniziali, dopo la trasmissione agli utenti, vengono distrutte;
• può visualizzare statistiche sull’utilizzo del sistema (ad esempio: data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato).

Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, in fase di attivazione dell’account l'utente è obbligato a cambiare la password iniziale fornita dall’Istituto Comprensivo.

Ulteriori informazioni sulla sicurezza e la privacy del servizio sono disponibili all’indirizzo: http://www.google.com/intx/it/edu/trust/

Durata del rapporto

NORME FINALI

• Nel rispetto delle norme vigenti il DS sottopone a controllo i flussi degli account in caso di violazione delle norme stabilite nel presente regolamento e potrà procedere a sospendere in modo cautelare l’account stesso dandone comunicazione motivata all’interessato, fatta salva ogni altra azione di rivalsa nei confronti dei responsabili di detta violazione.
• L’Istituto si riserva la facoltà di segnalare alle autorità competenti, per gli opportuni accertamenti ed i provvedimenti del caso, le eventuali violazioni alle condizioni di utilizzo indicate nel presente regolamento, oltre che relative alle leggi ed ai regolamenti vigenti.

• Il Rapporto per l’uso di “Google Suite for Education” con il Docente ha durata annuale e viene rinnovato automaticamente. Il Docente che viene trasferito o che non presta più servizio c/o l' Istituto Comprensivo "Valesium" verrà eliminato dalla piattaforma. L’account sarà revocato entro 30 giorni dal termine del servizio, pertanto i docenti e/o personale ATA dovranno provvedere per tempo a scaricare sul proprio PC i materiali e i file di interesse e/o trasferire i propri dati dal proprio account .edu su uno personale. I dati creati dall'utente di interesse della Scuola, potrebbero essere trasferiti, nel momento in cui il docente viene trasferito o va in pensione, in una cartella privata alla quale può accedere solo il D.S.

• L’istituto si impegna a tutelare i dati forniti dall’utente in applicazione del D.Lgs n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e successive modifiche e integrazioni, e del Regolamento EU 2016/679, ai soli fini della creazione e mantenimento dell’account.
• Il Servizio è erogato dal fornitore che applica la propria politica alla gestione della privacy; l’utente può conoscere in dettaglio tale politica visitando il sito web del fornitore al seguente  link: https://policies.google.com/privacy?hl=it

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